Digital arbeiten - Analog verzweifeln

Eine Geschichte über Change Management

Stell dir Folgendes vor: Eine Firma kauft Teams, SharePoint, die ganze Cloud. Großer Bahnhof, Projektname, Kick-off mit belegten Brötchen. „Wir digitalisieren!"

Sechs Monate später druckt der Herbert aus dem Einkauf die Bestellung aus, unterschreibt sie mit Kugelschreiber, scannt sie wieder ein und schickt sie als PDF zurück. Digital begonnen, händisch veredelt, digital beendet. Herbert ist stolz. Er nutzt ja jetzt die Cloud.

Willkommen in der spannendsten Phase jeder Digitalisierung: dort, wo die Technik schon da ist und die Gewohnheit noch Urlaub macht.

Herbert hat nichts falsch gemacht

Das vorweg, weil es wichtig ist: Herbert ist nicht das Problem. Herbert macht seit zwanzig Jahren einen guten Job. Sein System funktioniert. Es liegt halt auf Papier.

Und jetzt kommt jemand und sagt: „Ab morgen alles anders." Kein Wunder, dass Herbert erstmal das macht, was er kann – und das Neue obendrauf legt. So entsteht der berühmte Doppel-Prozess: zweimal Arbeit, halbe Freude.

Das ist kein Technikversagen. Das ist ein Mensch, der sich an etwas gewöhnt hat, das funktioniert hat. Und das Schöne daran: Genau dieser Herbert ist in drei Monaten dein größter Fan – wenn man ihn richtig abholt.

Die kleine Galerie der Übergangsphase

Jede Firma hat diese Klassiker. Mit Liebe gesammelt:

• Das ausgedruckte Mail. Wird gedruckt, mit Textmarker bearbeitet, abgeheftet – und liegt parallel noch dreimal im Postfach. Schrödingers Dokument: existiert gleichzeitig überall und nirgends.

  
  

• Die Unterschrift-Rallye. Erstellen, drucken, unterschreiben, scannen, mailen. Fünf Stationen für etwas, das ein Klick erledigt. Herbert nennt das „gründlich".

  
  

• Der USB-Stick mit Heldenstatus. Die Cloud läuft, der Stick wandert trotzdem von Tisch zu Tisch. „Sicher ist sicher." Bis er in der Waschmaschine landet.

  
  

• Die Excel-Liste, die heimlich die Firma steuert. Es gäbe ein System. Genommen wird die Liste. Weil schneller. Bis Version sieben niemand mehr durchblickt.

  
  

• Erkennst du eine davon wieder? Gut. Dann arbeitest du in einer echten Firma und nicht in einer Hochglanzbroschüre.

Warum das alle machen (und keiner schuld ist)

Die ehrliche Erklärung ist erstaunlich einfach:

• Das Alte war nie kaputt. Wer fünfzehn Jahre weiß, in welchem Ordner was steckt, gibt das nicht leichtfertig auf. Verständlich.

• Den letzten Schritt hat keiner gesagt. Das Tool wurde gezeigt. Der Satz „und deshalb druckst du das jetzt nicht mehr aus" – nie ausgesprochen. Also macht man beides.

• Es tut nicht weh, es nervt nur. Und an Nerven gewöhnt man sich. Der Mensch ist erstaunlich leidensfähig, solange der Kaffee passt.

  
  

Nichts davon ist Faulheit. Das ist Change Management in freier Wildbahn – die Phase, in der das Neue da ist, aber das Alte noch nicht losgelassen hat.

Der Trick ist nicht das Tool. Der Trick ist Herbert.

Hier macht fast jeder denselben Fehler: Es läuft nicht rund, also kauft man noch ein Tool. Als hätte das Problem auf eine vierte Software gewartet.

Hat es nicht. Die Software war nie das Thema. Das Thema sitzt zwei Schreibtische weiter und heißt Herbert – und Herbert braucht nicht noch ein Programm, sondern einen guten Grund.

Und Grund schlägt Befehl. „Ab morgen unterschreibst du digital" funktioniert nicht. „Schau, damit bist du den ganzen Scan-Zirkus los und hast Freitag früher Feierabend" – das funktioniert. Plötzlich ist die digitale Unterschrift nicht Herberts Feind, sondern sein Werkzeug.

Change Management ist im Kern keine IT-Frage. Es ist die Kunst, jemandem zu zeigen, dass das Neue sein Leben leichter macht – und nicht nur seinen Schreibtisch umräumt.

Wie man Herbert gewinnt

Kein Geheimrezept, eher Hausverstand:

Einen Ablauf nach dem anderen. Nicht die ganze Firma auf einmal. Nimm den nervigsten Vorgang zuerst – der mit der größten Erleichterung gewinnt Herzen.

Den ganzen Weg zeigen, inklusive Ende. Nicht nur „so geht's", sondern auch „und das hier brauchst du ab jetzt nicht mehr".

Den Frühaufsteher feiern. In jedem Team gibt's einen, der's gleich kapiert. Macht ihn zum Vorbild, nicht zum Streber.

Geduld haben. Die ersten zwei Wochen machen alle beides. Das ist normal. Das ist kein Rückschritt, das ist Anlauf.

Und irgendwann passiert das Schönste: Herbert kommt von selbst und sagt „du, das mit dem Drucken,das mach ich jetzt eh nicht mehr." Das ist der Moment, in dem aus einem Projekt eine neue Normalität wird.

Und dann wird's richtig gut

Denn jetzt kommt der Teil, auf den sich alle freuen dürfen. Wenn die Brüche weg sind und die Abläufe sauber laufen, fängt die Technik an, mitzudenken.

Dann tippt niemand mehr Daten ab, die ohnehin da sind. Dann erinnert das System an die offene Freigabe, statt dass jemand drei Tage drauf wartet. Dann übernimmt der Computer die langweiligen, immer gleichen Schritte – und Herbert macht das, wofür man ihn eigentlich eingestellt hat. Nämlich nachdenken, nicht abheften.

Das ist keine ferne Zukunftsmusik. Das ist der Zustand direkt hinter der Übergangsphase. Man muss nur einmal durch, und das Durchgehen ist halb so wild, wenn man es mit Humor und einem klaren Grund angeht.

Fazit

„Digital arbeiten - analog verzweifeln" ist kein Drama, sondern eine Phase. Die unbequeme Mitte zwischen „haben wir gekauft" und „nutzen wir auch wirklich".

Die Werkzeuge sind da. Was fehlt, ist selten Software – meistens ist es ein guter Grund, das Alte loszulassen, und jemand, der den Übergang nicht als Befehl, sondern als Erleichterung verkauft.

Also: Sei nett zu deinem Herbert. Zeig ihm den ganzen Weg, gib ihm zwei Wochen, und lach mit ihm über den ausgedruckten Scan. Dann wird aus „analog verzweifeln" ziemlich schnell „digital aufatmen" – und das war's dann auch schon mit der Verzweiflung.

novato - The Workplace Pilots

Sie möchten Digitalisierung nicht nur technisch umsetzen, sondern auch im Arbeitsalltag verankern? Wir unterstützen Sie dabei, Change verständlich zu machen und Mitarbeitende wirklich mitzunehmen.

Digitalen Wandel erfolgreich umsetzen